Cómo tomar el control de las herramientas digitales de tu capítulo: Parte 2 – Una mirada más cercana al correo electrónico, el calendario, los contactos y los archivos
Socialism.tools Admin
2020-10-19

Si has seguido la Parte 1, ya tienes un servidor Cloudrun configurado con todas las nuevas herramientas que utilizarás para trabajar con tu equipo. Pero, ¿cómo puede hacer que estas herramientas funcionen más eficazmente para su organización y sean más fáciles de usar para la gente? Esta guía profundizará un poco más en lo que puede hacer con Cloudron, y se centrará en las características que probablemente necesitará y que aún no han sido cubiertas y en las formas rápidas de hacer que su servidor sea más fácil de usar.

Correo electrónico

Autodescubrimiento

Si ya has configurado un cliente de correo electrónico (como Apple Mail o Thunderbird), te habrás dado cuenta de que hay un montón de ajustes que configurar. Los servidores de correo electrónico modernos utilizan un archivo llamado autodiscover.xml que indica a los clientes de correo electrónico la mejor manera de conectarse a ellos. Cloudron tiene instrucciones para crear este archivo pero no lo hace automáticamente. Le recomiendo que edite el archivo XML en su ordenador. Yo uso Notepad++ en Windows para editar archivos de texto plano como este, y resaltará la sintaxis por ti (después de guardar el archivo como XML – tienes que cambiar eso de TXT usando el desplegable al guardar).

Como ejemplo, aquí está mi archivo de configuración:

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Si necesitas ayuda, consulta la documentación de Mozilla sobre el archivo de autoconfiguración.

Si te sientes cómodo entrando por SSH en tu servidor para cambiar el archivo de la documentación, hazlo. Si no sabes lo que significa o te da pereza (como a mí), ve a tu Cloudron App Store e instala Surfer. Introduzca %22autodiscover%22 como subdominio (por ejemplo, el mío es autodiscover.socialism.tools). Inicie sesión (tendrá que hacer clic en Surfer y añadir /_admin al final de la URL para acceder al panel de administración) con sus credenciales de Cloudron. A continuación, crea una carpeta llamada mail:

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Ábrelo y sube tu archivo, asegurándote de que se llama config-v1.1.xml.

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Ahora es mucho más fácil para usted y para cualquier usuario acceder a sus cuentas de correo electrónico: sólo necesitan el nombre de dominio y su contraseña de Cloudron para iniciar sesión.

Nota: Por alguna razón, el comando de prueba curl que aparece en la documentación de Cloudron falló en mi caso, pero el autodescubrimiento siguió funcionando en Windows Mail y K-9 Mail. Además, la detección automática no funcionará con algunos otros clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook.

Sigue siendo recomendable tener la información de conexión manual disponible en algún lugar para los usuarios que la necesiten. Puedes alojarlo en tu blog de WordPress con una página, o iniciar una nueva aplicación de Surfer llamada %22archivos%22 o algo así y utilizar la plantilla HTML de las instrucciones de la Parte 1 sobre Matrix para mostrar una página web con la información.

Gestión del buzón

Cuando esté en su página de gestión de Cloudron, haga clic en su nombre de usuario en la parte superior derecha y seleccione Correo electrónico para ver su configuración de correo electrónico. Para cada dominio de su servidor de Cloudron, puede seleccionar el icono del avión de papel para enviar un mensaje de prueba a su correo electrónico de Cloudron, o el icono del lápiz para realizar cambios. Haga clic en el icono del lápiz en su dominio principal.

Si aún no está activado, asegúrese de que el correo electrónico entrante esté activado. Cloudron debería hacer todos los cambios de configuración por usted, pero si no, revise los documentos o pida ayuda.

Ya sabe cómo obtener su correo electrónico, pero hay más cosas que puede hacer con el correo de Cloudron, como compartir bandejas de entrada o crear listas de distribución.

Buzones compartidos

Importante: Si instaló Cloudron antes de la versión 6 (alrededor de diciembre de 2020 o antes) tendrá que realizar un paso manual para habilitar el uso compartido del buzón.

Los buzones compartidos permiten compartir una misma cuenta de usuario con varias personas. Sólo algunas aplicaciones admiten esta función. Tanto SoGo como Roundcube permiten compartir el buzón de correo. En Roundcube, la compartición se configura por carpetas. Busca tu carpeta en Ajustes > Carpetas para configurar el uso compartido. Recomiendo compartir carpetas sólo con individuos y darles el menor número posible de permisos que necesiten para trabajar eficazmente para su organización.

Filtros

También puede configurar filtros (conocidos en Outlook como Reglas) para su correo electrónico. Los filtros se comparten entre los clientes de correo, por lo que crear un filtro en Roundcube seguirá funcionando para los usuarios que utilizan Sogo para acceder a su correo. Para crear un filtro en Roundcube, vaya a Configuración > Filtros. Los filtros pueden ser útiles para dirigir grandes cantidades de correo a las personas adecuadas cuando se combinan con carpetas compartidas.

Respuestas enlatadas

Roundcube también ofrece respuestas enlatadas. Esto facilita la respuesta a muchos correos electrónicos con la misma respuesta. Puede encontrar la configuración de las respuestas enlatadas en Configuración > Respuestas.

Hay aún más funciones disponibles en Roundcube, seguiremos adelante por ahora.

Calendario

Hay dos aplicaciones que pueden ser su servidor de calendario en Cloudron – Radicale y Nextcloud. Recomiendo Nextcloud, ya que es más fácil, y también se puede añadir una función de programación de citas.

Para empezar a utilizar el calendario en Nextcloud, asegúrate de que tu aplicación Calendario está activa; si no la ves en la barra de aplicaciones de Nextcloud, haz clic en el menú de tu perfil (situado en la parte superior derecha de la página), haz clic en Aplicaciones y, a continuación, busca y activa el Calendario de Nextcloud.

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El calendario de Nextcloud facilita la colaboración en las actividades de calendario con otros usuarios de Nextcloud, pero resulta mucho más difícil cuando se intenta colaborar con los sistemas de calendario exclusivos de Google, Microsoft o Apple. Sin embargo, el envío de invitaciones funciona bien. Esto es lo que verán los invitados:

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Nextcloud Calendar también funciona en el móvil. Puedes optar por utilizar la aplicación Nextcloud(Android)(iOS). Sin embargo, no tienes que usar la aplicación. También puedes sincronizar tu calendario con la aplicación nativa Calendario en iOS (también puedes hacerlo con los contactos). Para realizar este procedimiento en Android, desgraciadamente, se necesita una aplicación de terceros.

Contactos

Al igual que con el Calendario, la aplicación Contactos Nextcloud debería tener todo lo que necesitas. Si utilizas los contactos de Google, puedes hacer clic en exportar en contacts.google.com para obtener un archivo que puedes cargar en Nextcloud para trasladar todos tus contactos.

Archivos

Voy a cubrir sólo la gestión de archivos aquí – no editores como Word o Google Docs – porque necesitan su propia sección. Dicho esto, el soporte de Nextcloud para la sincronización de archivos es sorprendentemente bueno. Tiene todo lo que esperas encontrar, con la exclusión de la llamada %22sincronización selectiva%22 o %22a la carta%22, donde los archivos sólo se descargan cuando intentas abrirlos. Se anunció en 2019, pero parece que todavía no se ha integrado en el cliente de escritorio estable en Windows a partir de abril de 2021. Al parecer, el desarrollo se retrasó en algún momento y se reanudó a mediados de 2020.

También puede utilizar la encriptación de extremo a extremo para proteger los archivos o carpetas para que ni siquiera el administrador de su servidor pueda verlos. Esto puede ser un poco más complicado de usar, pero hay una guía de inicio aquí.

Registro de entrada

En este punto de la guía, hemos construido sobre el servidor y la estructura de comunicación que construimos en la Parte 1, facilitando el correo electrónico, configurando la capacidad de calendarios y aprendiendo a utilizar Nextcloud como servidor de archivos y contactos. Hay dos cosas importantes que aún no hemos cubierto en detalle y que las organizaciones necesitan: una forma de crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones; y un sitio web. En (la próxima) Parte 3, consolidaré la guía de WordPress aquí en un paseo para llevarte de novato en WordPress a experto, la Parte 4 finalmente abordará la pregunta más difícil de todas: ¿cómo podemos reemplazar Google Docs u Office?

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